Una rueda de negocios, es una herramienta que permite a las empresas concertar reuniones planificadas y predeterminadas, en lugares donde se reúne la oferta y la demanda, ya sea de otras empresas o personas que buscan, en un ambiente propicio, realizar negocios y establecer contactos comerciales para el corto, mediano o largo plazo.
Características de las ruedas de negocios
- Son una herramienta de participación directa, usada por empresarios, organizaciones e instituciones.
- son eficientes, porque priorizan los productos y servicios que se desean negociar.
- Consisten en la realización de entrevistas empresariales que van entre 20 Y 30 minutos, dependiendo del tipo de evento.
- Reduce los costos para los participantes, pues en un mismo espacio, se pueden generar múltiples contactos, sin incurrir en gastos de transporte, hospedaje, tiempos de desplazamiento u otros que implicaría diversas visitas.
- Podrán participar empresarios, consultores, funcionarios, de diferentes sectores económicos, independiente de su tamaño y nacionalidad, que cumplan con los requisitos de la entidad organizadora.
Tipos de ruedas de negocios:
Durante varios años, he tenido la oportunidad de participar en diversas ruedas de negocios internacionales, tanto en Latinoamérica, recorriendo, Bolivia, Ecuador, Brasil, Perú, Chile, Paraguay, Puerto Rico, Costa Rica, Panamá, etc. hasta llegar a Estambul y China y he constatado que las ruedas de negocios, son una herramienta muy eficiente para ofrecer y comprar diversos productos y servicios, por lo que resultado de esta experiencia, le dejo a continuación, algunas etapas que considero son importantes para su participación de manera efectiva, las cuales describo así:
Etapa de Planificación.
En esta etapa, recomiendo realizar las siguientes acciones:
- Estudiar la cultura de negocios, según los compradores con quienes se vaya a negociar.
- Conocer precios internacionales, según los INCOTERMS.
- Revisar la capacidad de producción del proveedor o su capacidad de producción en el caso que participe como exportador.
- Definir el perfil del comprador local para conocer los requisitos de los, envases, empaques, etc
- Definir el canal de compra o venta, pues puede encontrarse con al Boutiques, tiendas medianas, almacenes de cadena, etc, cuya demanda es distinta.
- Definir logística de compra del producto, riesgos, documentación necesaria para Importar.
- Asegurarse de que su página web, teléfono y correo funcione de forma adecuada, con el fin de ofrecer seguridad a la contraparte.
- Alistar muestras, tarjetas de presentación, flyers y demás documentos que sean relevante para que el comprador, tome la decisión más fácil.
- Tener el diseño de un contrato, factura comercial, orden de compra, que puedan ser el soporte de una transacción en caso de cierre de negocio.
- Siempre vaya con la mejor actitud, dispuesto a escuchar, a aprender y a mostrar lo mejor de su empresa.
Etapa de Ejecución.
Durante la realización de la rueda de negocios, sugiero tener en cuenta estos aspectos:
- Tener siempre una excelente presentación personal, acorde al país que visita.
- Describir de manera precisa, clara y concreta el producto y/o servicio que va a ofrecer, recuerde que tiene de 20 a 30 minutos para generar la mejor impresión.
- Asegurarse que los compradores u oferentes que exponen, sobre el producto o servicio, sean idóneos en los aspectos técnicos, comerciales y de toma de decisiones, para que los resultados sean más eficientes.
- Solicitar precios internacionales en dólares al tratarse de la moneda más negociada en diversos países.
- Sea empático y amable.
- Preguntar siempre por temas como: garantía, envase, etiquetas, lugar de entrega para importación, etc., estos aspectos, darán seguridad al comprador, al conocer estos detalles.
- Entregar muestras y documentos soporte de su compañía.
- No responda SI a todo, pues en muchas ocasiones debe analizar costos, demanda, contratación, etc. antes de comprometerse con una exportación.
Etapa de seguimiento
Después de finalizar la rueda de negocios, les sugiero:
- Analizar cotizaciones recibidas, enviar las muestras, y dar respuesta a los correos y compromisos en las fechas pactadas con el comprador potencial, esto claramente proyecta confianza en su organización.
- Después de enviar correos, en un tiempo prudente, vuelva a contactar a su cliente o proveedor y pida retroalimentación de la información enviada.
Para finalizar, por favor tenga en cuenta que, las ruedas de negocios, son una herramienta para dar a conocer su producto o servicio, en reuniones cortas, en las que debe tener muy clara su oferta o demanda y que estos espacios, usualmente no permiten cerrar negocios, estos, se generan posteriormente a corto y mediano plazo.
Estas herramientas, permiten, no solo tener compradores, o proveedores, sino además, conocer aliados estratégicos, que se pueden unir a su compañía, como socios, representantes, además que usted puede conocer la actividad del mercado y ajustar sus productos o servicios, para que siempre estén a la vanguardia de las necesidades del mercado.
Aproveche cada momento del evento para hacer amigos, converse con personas distintas durante el almuerzo, mientras el break o quizás en la cena; no se quede solamente en la compañía de su colega de la empresa que lo acompaña en el evento, más bien, aprovechen ambos para contactar a la mayor cantidad de personas posibles.
Marque la diferencia, agradeciendo a sus compradores y/o proveedores por el tiempo en que lo recibieron, ya sea vía email o con una llamada telefónica.
Y por último, revise siempre, cada participación en los eventos, para detectar qué aspectos puede mejorar, cuáles fueron muy efectivos y por supuesto, si los resultados, llenaron sus expectativas y revise en la próxima que desea participar.
